Văn phòng ảo là gì? Ưu điểm nổi bật của công ty ảo

Hiện nay, cụm từ “văn phòng ảo” không còn xa lạ đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Thế nhưng, ít người nắm rõ văn phòng này là gì? Mục đích sử dụng là gì? Do đó, bài viết hôm nay sẽ chia sẻ tất tần tật những điều cần biết về mẫu văn phong kinh doanh ảo này ngay dưới đây nhé!

Văn phòng ảo là gì?

Dịch vụ văn phòng ảo là gì? Đây là thuật ngữ sử dụng để chỉ hình thức cho thuê văn phòng đại diện mà trong đó, toàn bộ thông tin giao dịch được chuyển hướng về trụ sở chính. Mẫu văn phòng này cho phép người dùng sở hữu các tiện ích giống như văn phòng kinh doanh thực. Bao gồm: Bộ phận lễ tân, số điện thoại, đăng ký kinh doanh, phòng tiếp khách, số fax,….

Đối với các doanh nghiệp mới “chân ướt chân ráo” bước vào thị trường kinh doanh. Họ buộc phải chi tiêu cẩn thận, tiết kiệm nhiều khoản chi phí để tạo ra lợi nhuận để phát triển công ty. Các doanh nghiệp startup này chưa có nhiều vốn để tự thuê được mặt bằng văn phòng đẹp chính thức và bài học.

Do đó, phương án tốt nhất dành cho họ chính là thuê văn phòng ảo thay cho văn phòng thực. Mẫu văn phòng/công ty ảo này cũng được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị để phục vụ nhu cầu làm việc của doanh nghiệp.

=> Xem CPO là gì? Những điều cần biết về điện thoại iPhone CPO

Đặc biệt, doanh nghiệp lại chỉ bỏ ra ½ mức vốn so với thuê văn phòng thực. Vì vậy, đây được xem là giải pháp tuyệt vời giúp các doanh nghiệp tiết kiệm được được khoản chi phí kha khá để phục vụ mục đích kinh doanh khác.

Ưu điểm nổi bật của văn phòng ảo

Lợi ích văn phòng ảo mang đến cho doanh nghiệp khá nhiều, cụ thể:

Giúp tiết kiệm chi phí khi thuê văn phòng làm việc

Sử dụng văn phòng/công ty ảo chỉ mất chi phí khoảng 30% so với chi phí thuê văn phòng thực. Hình thức thuê văn phòng này phù hợp với các đối tượng cụ thể như: Doanh nghiệp mới thành lập, các doanh nghiệp Start-up.

Khó khăn sống còn nhất đối với các doanh nghiệp mới khởi nghiệp đó chính là nguồn vốn. Vì thế, yêu cầu quan trọng hàng đầu của các công ty này chính là tiết kiệm tối đa các khoản chi phí cho công ty.

Thế nhưng, hầu hết các doanh nghiệp ở các thành phố đều gặp phải khó khăn về giá thuê văn phòng. Thường giá cho thuê văn phòng ở các đô thị lớn thường rất cao. Hóa đơn hàng tháng doanh nghiệp phải chi trả lên tới hàng chục, thậm chí hàng trăm triệu đồng.

Chi phí vận hành doanh nghiệp được tối ưu

Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo được xem là giải pháp tối ưu nhất để các doanh nghiệp khắc phục khó khăn. Giải pháp này vừa giải quyết nhu cầu về thuê mặt bằng văn phòng vừa tiết tiết được tối đa chi phí vận hành của công ty.

Doanh nghiệp được đặt địa chỉ đơn vị mình ở trên các địa chỉ đẹp. Hoặc đặt ở các tòa nhà cao cấp sang trọng, nằm ở vị trí trung tâm,….Đây thực sự là sự lựa chọn tuyệt vời đối với các công ty vừa mới khởi nghiệp và chập chững bước đi.

Thời gian làm việc rất linh hoạt

Các doanh nghiệp khi thuê văn phòng ảo đều có thể làm việc di động, làm ở bất cứ đâu bạn muốn. Đặc biệt, mẫu văn phòng này phù hợp với những người có xu hướng hướng ngoại. Họ không thích bị gò bó, ngồi cố định một chỗ như môi trường văn phòng thực.

Chính bởi vậy, mô hình văn phòng ảo được nhiều Freelancer yêu thích và các doanh nghiệp hoạt động ở ngoại ô thành phố yêu thích. Hoặc những người có mong muốn thuê văn phòng để thuận tiện cho việc giao dịch và hoạt động. Vì vậy, tính linh động loại hình văn phòng này cao hơn so với văn phòng truyền thống.

Mở rộng chi nhánh một cách dễ dàng

Hiện nay, hình thức thuê văn phòng giao dịch ảo được nhiều doanh nghiệp sử dụng kể cả các doanh nghiệp lớn, đã có tên tuổi. Bởi mô hình văn phòng này giúp các doanh nghiệp mở rộng chi nhánh hợp pháp một cách dễ dàng.

Bên cạnh đó, các doanh nghiệp còn có thể tiếp cận với thị trường kinh doanh mới dễ dàng hơn. Việc  đơn vị bạn sở hữu văn phòng làm việc ở trung tâm các đô thị lớn sẽ giúp khách hàng tiềm năng của bạn tiếp cận nhiều và dễ hơn. Giúp tăng thêm độ uy tín và sự yên tâm của khách hàng đối với doanh nghiệp.

Do đó, nếu bạn đang muốn tìm kiếm thị trường mới, ở các khu vực mới thì thuê văn phòng giao dịch ảo cũng là giải pháp tốt. Mô hình này giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường kinh doanh, đồng thời mở rộng được các chi nhánh làm việc công ty. Đồng thời, tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh về sau.

Hỗ trợ các vấn đề đăng ký kinh doanh thuận lợi hơn

Đối với các văn phòng kinh doanh truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một số tiền khá lớn để đăng ký giấy phép kinh doanh. Thậm chí, trong quá trình thực hiện còn phát sinh nhiều khoản mà doanh nghiệp chưa lường trước được. Khâu đăng ký này vừa tốn nhiều thời gian tiền bạc vừa mất nhiều công sức của các doanh nghiệp.

>> Xem thêm: Ứng dụng Spotify là gì? Những điều cần biết về Spotify

Vì vậy, sử dụng dịch vụ văn phòng ảo chính là giải pháp tối ưu nhất. Mô hình văn phòng này sẽ giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn khi xin cấp giấy phép kinh doanh. Địa chỉ kinh doanh văn phòng giao dịch ảo được thực hiện dễ dàng hơn. Tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình hoạt động các hạng mục, dịch vụ kèm theo sau này của công ty.

Kinh nghiệm chọn thuê văn phòng ảo uy tín, chất lượng

Thực tế, dù trên thị trường hiện nay có nhiều doanh nghiệp cho thuê văn phòng/công ty ảo nhưng để chọn được một địa chỉ uy tín, giá cả hợp lý thì không phải điều dễ dàng. Vì thế, nếu bạn muốn chọn được văn phòng giao dịch ảo đầy đủ các dịch vụ và tiện ích, cần lưu ý tới một số yếu tố sau:

– Dành thời gian để tìm hiểu và tham khảo nhiều công ty cho thuê văn phòng giao dịch ảo.

– Kế đến, bạn so sánh mức giá cho thuê cùng các tiện ích giữa các bên cho thuê văn phòng. Sau đó, bạn hãy sàng lọc để chọn ra địa chỉ uy tín và giá thành phải chăng nhất. Lưu ý, khi chọn công ty cho thuê văn phòng ảo, bạn nên quan tâm tới các dịch vụ kèm khi thuê văn phòng như: Bộ phận lễ tân, máy in, thư ký, fax,…

– Bên cạnh đó, trước khi đặt bút ký bản hợp đồng, bạn nên soạn thảo văn bản với đầy đủ các điều khoản để ký kết giữa hai bên. Bạn nên căn cứ vào pháp lý để đảm bảo quyền lợi doanh nghiệp bạn về sau khi có vấn đề gì xảy ra.

>> Xem thêm: Bật mí cách chụp ảnh đẹp lung linh bằng điện thoại

– Ngoài ra, bạn nên trao đổi trực tiếp với đơn vị cho thuê văn phòng về mong muốn của doanh nghiệp bạn. Bạn nên yêu cầu bên cho thuê cam kết để hai bên đi tới thỏa thuận chung, tránh gặp phải những bất đồng quan điểm không đáng có về sau.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về văn phòng ảo cho các bạn tham khảo. Hy vọng, những thông tin này sẽ hữu ích cho các doanh nghiệp đang chuẩn bị khởi nghiệp hoặc khó khăn trong việc thuê mặt bằng văn phòng. Chúc các bạn thành công trong lĩnh vực kinh doanh của mình.